動画を内製する前に、担当者の時間は確保できる？｜移す工程を、通常業務の予定へ置いてみる

この記事でわかること

動画内製へ移す工程と、社内で必要な時間の見積もり方がわかります

社内に編集できる人がいるので、動画を内製へ切り替えたい。けれども、その人は広報や営業も兼務している。作業ができることと、毎月その時間を確保できることは別です。

内製化の検討では、外注費だけでなく、移す工程が社内のどの予定へ入るかを確認します。今回は研修を終える基準ではなく、移管を決める前の作業量と受け皿を見積もる方法です。

Chapter 01「編集を移す」を、実際の作業へ分ける

外部へ頼んでいた編集には、素材の整理、使用できる版の確認、文字の修正、書き出し、再確認などが含まれる場合があります。完成動画を作る時間だけを見積もらないようにします。

現在の依頼内容とやり取りを確認し、社内へ移る仕事を列挙します。外部が行っていたと思っていた確認を、実際は自社で担っていた場合もあるため、二重に加算しないようにします。

契約に含まれる範囲や納品物は、先に発注先へ確認します。編集データや素材を当然に引き継げる前提では、移管後の予定を組まないでください。

担当者が手を動かす時間と、監修者の回答を待つ期間は別です。編集に数時間かかるとしても、素材がそろい、確認を受けて公開できるまでの期間が同じとは限りません。

試行する場合は、合意した確認用の題材で工程を進め、開始・終了、手を動かした時間、待った理由、手戻りを記録します。一度の結果を標準時間と断定せず、題材や支援の条件を添えます。

外部の人が裏で修正した部分も分けます。その支援がある時間を、そのまま完全内製時の所要時間へ置き換えないようにします。

Atlassianのキャパシティ計画では、通常の活動を洗い出し、役割ごとの時間を整理する方法が紹介されています。動画制作でも、担当者の予定表が空白だから時間がある、と推測しないことが大切です。

会議や定例業務に加え、問い合わせ対応など予定表へ出にくい仕事も確認します。チーム全体の空き時間を足しても、特定の確認者が必要な工程を代替できるとは限りません。

通常月に一度作れたからといって、展示会や決算などの繁忙期にも同じ本数を作れるとは限りません。予定が詰まる期間に、どの工程が先に止まるかを確認します。

その結果、企画と素材準備は社内、編集は外部という形を残す判断もあります。全部内製か全部外注かの二択ではなく、社内で確保できる工程を選びます。

残業や休日対応が常態化する前提で、内製の余力を作らないようにします。業務の優先順位を変える必要があるなら、担当者個人ではなく責任者が調整します。

提案をまとめる際は、移す工程、社内担当、確保する時間、必要な引継ぎ、外部へ残す工程を並べます。未確認の時間は推測値と分かるようにし、確認の方法を添えます。

内製後に費用が必ず下がると結論づけず、外部費用と社内作業の負担を同じ対象範囲で比べます。学習や機材準備が必要なら、それも移管時の作業として扱います。

試行の結果、条件が足りなければ、移す範囲を縮めたり時期を見直したりできます。作れる人がいることだけで外注を終了せず、通常業務の中で継続できる計画かを確かめてください。

まとめ：作れる人の有無ではなく、継続できる予定で判断する

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CRLESTへ動画の内製と外部支援をご相談いただく際は、移したい工程と、現在の担当業務をお知らせください。個別の支援範囲を確認しながら、無理のない分担を整理しましょう。