How It Works
頭の中の業務を、
「見れば分かる」資産に変える
オンライン秘書がヒアリングし、業務の流れを整理して3つの形に落とし込みます。
Case 01 / 属人化解消
──「あの人が辞めたら終わり」をなくす業務ドキュメント化支援
担当者の頭の中にしかない業務を、手順書・業務フロー・チェックリストとして整備。退職・休職・引き継ぎで慌てない体制を、オンライン秘書がつくって、維持し続けます。
Issue
How It Works
オンライン秘書がヒアリングし、業務の流れを整理して3つの形に落とし込みます。
Deliverables
画面キャプチャ付きで、操作手順を1ステップずつ記載。判断に迷うポイントには「この場合はこうする」の基準も明記します。NotionやGoogleドキュメントなど、お使いの環境に合わせて整備。
月次・週次の業務全体を俯瞰できるフロー図を作成。「誰が・いつ・何を・どのツールで」が一目で分かるため、業務の抜け漏れや無駄な工程の発見にもつながります。
ミスが起きやすい業務は実行チェックリスト化。またヒアリングの過程で見つかった業務上の課題は、優先度付きの課題リストとして整理してお渡しします。
Process
対象業務の担当者に30〜60分のヒアリングを実施。普段の作業を見せていただきながら、手順・判断基準・例外パターンを洗い出します。
ヒアリング内容をもとに、手順書・フロー図・チェックリストのドラフトを作成。AI活用により、従来より短期間で高品質なドキュメントに仕上げます。
実際の担当者にドラフトを確認いただき、実態とのズレを修正。「これを見れば新人でもできる」水準まで精度を高めます。
作って終わりにしません。業務変更があるたびにドキュメントを更新し、常に「使える状態」を維持。ここが秘書サービスならではの強みです。
Plan
※ 対象業務の数・複雑さに応じて最適なプランをご提案します。まずはお気軽にご相談ください。